当招投标全面步入电子化，招投标领域相关场景RPA应用【来也】

招标投标（以下简称“招投标”）是指采购人事先提出商品、工程或者服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。

伴随信息技术的发展，“互联网+”对各行各业的深入影响，招投标也将向数字化转型。特别是受疫情影响，不少省市暂停或延迟在公共资源交易中心进行现场招投标活动，改而推出或鼓励实行电子招投标。

招投标领域工作痛点

招投标是一项严谨、琐碎且程序复杂的工作，在这一过程中如何能够少出或者不出差错，是确保招标工作顺利进行的关键。

无论是在施工单位、建设单位还是招标代理机构，招投标工作往往会面临以下痛点：

信息采集量大

海量招投标文件信息需要采集、比对和管理，频繁登录各省招标投标公共服务平台，查询当天相关关键词的招标公告，将查询到的信息写入表格。

标讯获取难

标讯获取难，无法及时精准获取优质标讯；全面项目信息无从把握，优质商机无从下手。

获取时效性

跟进招投标项目、制作投标文件过程中，对于收集、整理、反馈招标信息以及相关数据提供的时效性要求较高。

合规要求高

国家机关、各类企事业单位对于采购过程的合法合规性和严谨性提出了越来越高的要求。

人力成本增加

人力成本逐年增加，培养新员工需要投入大量人力和物力，难以满足业务快速发展的要求。

此时，RPA自动化工具则可派上用场。

RPA软件机器人

RPA软件机器人，能够模拟人在计算机上的键鼠操作，并按照一定规则自动执行任务，尤其擅长执行跨系统、跨平台的数据采集、整理、录入等操作（如程序登录、信息搜索、数据抓取、批量处理等），操作简单，安全稳定。

招投标涉及到的大量信息采集、数据录入、报表汇总等业务，非常适合RPA来操作。以往需要人工手动查找核对、录入、复制粘贴等繁琐、重复的事务类工作，现在都可交给RPA机器人自动处理。

RPA可支持招标到决标的招投标全流程自动化，使采购到付款过程更加高效、简单和安全。有效赋能招投标多个关键业务节点，帮助企事业单位提升采购业务的自动化能力，降低采购成本，实现招投标全流程的数字化升级。

招投标应用RPA的5大场景

场景1

文件信息录入

招标、采购部门业务人员需要将大量招投标工作文件、报表、清单等材料上传至公共管理平台或内部管理系统进行公示、存档。传统人工录入方式已经无法满足海量信息需求，费时费力且容易出错。

RPA可以自动识别、抽取文件中的关键信息，再自动登录到管理系统进行填报，还可校验是否有重复录入等情况。文件信息录入流程自动化进行，可以大幅提升工作效率。

场景2

招标文件编制

在招标过程中，招标文件的编制一直是一项繁重的工作。无论是传统的手工编制文件，或是使用招投标信息管理系统，按照模板人工录入数据生成电子文件，都需要业务人员付出大量时间，在多项纸质材料、影像件之间寻找信息，复制、粘贴、核验，工作量庞大，还很容易出现错漏。

结合AI技术的RPA不但可以从多种格式文件中抽取所需的字段，机器人还可以操作招投标系统，将关键信息填入表单，一键完成文件生成。大大节省了编制招标文件的时间，同时保证了文件的规范和准确度。

场景3

供应商资信查询

投标人资格审定过程中，审核人员往往需要登录法院、工商、裁判文书、建设部门等多个相关系统网站，查询供应商的资质和信用信息，与投标人提交的电子或纸质文件进行核验，以确认供应商的信用情况、资格资质和履约能力。无论是采用资格预审还是资格后审，工作人员均要面临处理时间紧、业务量大、涉及外部系统多的难题，在不同系统间切换比对信息繁琐枯燥，也容易出错。

RPA机器人可以自动登录外部资信系统或网站，获取、汇总并截图保存查询结果，处理过程更加高效可信。

场景4

投标保证金缴退

投标保证金是为保证投标活动顺利进行的一种抵押性质的资金，一般设置于解决围标串标问题和供应商诚信履约问题。传统模式下财务人员需要对众多供应商投标保证金的入账、结息、退回、对账一一进行会计处理。在财务核算系统中，往往需要在不同表单中多次填写重复信息，过程十分繁琐，占用专业人员大量时间，还可能影响退还周期。

RPA机器人可以自动化会计处理流程，不但可以完成系统内凭证的自动处理、会计分录填写、收付管理等操作，还可自动登录银行第三方系统取得银行流水，并进行账目核对，还可自动出具报表。不但大大提升效率，还增强了整个过程的透明可控。

场景5

合同档案管理

政府部门、企事业单位与全球众多供应商合作，每年必须管理大量的供应商合同：这些合同何时到期，该供应商合同处理多少订单，合同条款与当前市场情况如何比较——该合同是否应该再次招标？此外，采购人员必须在OA、ERP等系统和数据库中输入大量关于供应商和合同的详细信息——这是非常耗时的手工任务。

使用RPA，可以优化合同管理过程，将传统的重复手工作业转变为由计算机自动的信息录入、搜寻、跟踪、比对、报送作业，使采购到付款过程更加高效。

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