企业财务RPA自动化的难点与应用点【来也】

近年来，RPA（机器人流程自动化）正以惊人的速度在全球各行业快速部署，并保持高速增长。而RPA的出现，也改变着企业财务管理的运营模式。而今，以自动化为中心的数字化转型战略，正日益成为企业财务未来生存的必要条件。

01 财务面临的问题

数字化时代，各种财务系统与软件给财务人的日常工作带来了便利。明明给财务部门配备了先进的信息化系统，为何财务人仍然面临这样那样的问题？

究其原因，主要有4点：

1.公司间系统不同步。财务处理通常涉及多个系统，财务人经常来回切换各种程序，往返于不同系统之间，手累心也累。

2.数据依赖人工录入。财务处理的多项环节都较为依赖人工作业。随着业务活动越来越复杂，财务数据越来越多，但多数财务人仍在充当财务数据的搬运工，手动处理数据效率低。

3.结果正确率难以保证。由于业务量往往较大，大量数据通过人工搬运的方式，不仅影响工作效率，还极易出现错误。

4.财务工具不好用。不少财务软件难上手，财务人往往要花很多精力学习。常用功能一学完，大家就不想继续挖掘其他功能了。

02 变革财务管理，应对更多挑战

数字化转型将改变财务管理的运营模式，并推动财务职能发挥更加灵活、深度的管理与增值作用。而以RPA为代表的新兴科技将重点推动数字化财务管理转型。

RPA可依据预先设定的程序，由软件机器人代替人工执行大批量、可重复性的操作任务，以实现流程自动化。

对于智能财务领域，RPA具备的优势明显。

1.低代码化。RPA机器人的开发不需要很复杂的编程，通过简单的拖拽即可实现机器人的搭建，并且非常容易上手，即使不懂编程的业务人员也能够独立使用。

2.模拟人工。RPA机器人完全模拟人工与计算机的交互，来完成鼠标点击、键盘输入、复制粘贴等操作。

3.业务敏捷。业务流程自动化处理，7×24小时全天候不间断工作，响应快速，缩短财务流程周期，解决人工操作峰值处理能力差等痛点。

4.风险防范。RPA机器人可自动进行财务对账，实现操作流程的可监控，执行结果全程可视化，并支持系统日志、流程执行、流程关键节点和操作截屏、操作全程录像，事后还可以查询和审计，帮助企业有效规避财务漏洞的风险。

据安永的调查显示，62%的财务高管“同意”或者“非常认同”财务流程自动化的进步将会对其未来12至24个月的业务产生影响。

Gartner曾在2022年5、6、7月，分三次对数百名首席财务官、高级财务负责人进行了大量调查，以查看他们应对在长期通货膨胀的经济环境中，如何保证降低成本的同时增强业务能力，多数受访者表示，应用自动化——如RPA、智能自动化、超自动化等数字自动化工具——是关键所在。

03 RPA机器人应用于财务领域

RPA如何在不同行业的财务部门发挥作用？以下则是RPA在电商、零售、物流、教育、医疗、网络科技等6个大行业领域的应用举例。

01 电商行业

某服装零售电商，随着业务不断发展，入驻多家电商平台，订单量大增。财务人员每天都要进行电商对账，步骤繁琐重复，人工手动操作耗时费力。

应用业务

对账管理、结算管理

业务痛点

对账工作通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业并制作调节表格。人工操作，工作量巨大。

结算实施统一的管理，财务每天都需要对后台的结算单据进行操作，费时费力且人工长时间操作易出错。

RPA电商对账机器人能够自动登录各个平台及银行后台，下载账单和银行流水单并完成对账工作。每日重复繁琐的账单下载及对账工作都可由机器人代为操作，提升了企业效率的同时，降低了人力成本。

针对结算管理中的冲账-到账凭证管理，RPA机器人可自动完成录入凭证、冲账、确认冲账结果等操作，节省约75%的工作时间。

02 零售行业

某玩具零售企业，在国内拥有近50家线下玩具零售店。随着需要申报的项目增多，人工手动处理海量发票成了公司财务管理上的一大挑战。

应用业务

供应商发票处理

业务痛点

每当有新商店加入，公司都要从供应商处收集发票，并集中处理所有交易。月初收到的发票较少、业务量小，临近月末却要处理大量发票，人工手动处理效率低，不仅耗时费力，还容易出错或遗漏。

RPA可记录发票的详细信息，自动处理交易并存储相关数据，降低合规风险。公司无需追踪纸质发票，节约了运营和维护成本。以往需要40多名员工处理，现在搭配RPA机器人，只需15人即可处理完成，大大降低了人力成本。

03 物流行业

随着服务的客户数不断增多，某物流公司的财务业务需求日益增长。作为公司核心部门的财务共享服务中心，以手工日记账分录流程为试点，通过实施RPA来提高运营效率，降低人力成本。

应用业务

手工日记账分录

业务痛点

财务环节涉及大量人工工作，同时需要多个不同系统协调完成。每个月底都要创建、修改大量日记账。业务高峰期时，员工需要延长加班或雇佣临时员工。

通过实施RPA，公司缓解了高峰期业务量大等难题，机器人代替员工跨系统自动批量处理财务数据。大大缩短了数据处理时间，缓解了业务高峰期的人手不足。仅财务共享服务中心就实现了8个流程的自动化，在时间和资金方面带来了2倍以上的投资回报率。

04 教育行业

某大型教育机构，每月都要为旗下10余所学校处理超上千张发票。公司服务团队需要处理大量业务，面临着效率问题和质量挑战。

应用业务

应付账款流程

业务痛点

收到单批发送的发票时，人工要手动将大量发票数据输入到ERP系统，工作量巨大，耗时费力。随着发票数量、种类的日益增多，处理起来也愈发复杂。

RPA机器人自动将发票数据输入ERP系统，简化操作流程，每张发票可节省10分钟的处理时间。RPA的发票读取功能，可自动检测并标记疑似错误或欺诈的发票，提升准确率，最大限度地降低业务风险。

05 医疗行业

某口腔医疗企业，随着各部门业务的日益增多，一些重复且低价值的跨系统复制粘贴、录入对比等事务类工作，对人力的占用越来越紧。不仅耗费着大量工作时间，还存在一定的人为风险。

应用业务

财务凭证输出

业务痛点

财务凭证输出过程中，要求对相关数据进行精细化处理和匹配，在输出凭证文档的同时还需输出数据比对结果。人工输出过程繁琐，难保证录入效率和准确性。

财务凭证输出RPA机器人，无需人工参与，自动对汇总数据进行比对，实现凭证自动输出。即使在业务高峰期，RPA也能帮助员工用更少的时间和精力完成更多的工作，财务团队因此节省了大量时间，效率提升近5倍。

06 网络科技

某互联网科技公司的财务部门，为了应对持续增长的业务量，在核对发票及相关交易记录上有着强烈需求。

应用业务

发票核对

业务痛点

财务每天要核对上百张发票，每名员工至少要花费1小时整理纸质文档，耗时费力，还容易出错。

RPA通过OCR将纸质材料数字化，并进行统一归档。无需人为干涉，RPA可自动核对发票与交易记录，并录入数据，存储扫描图像。RPA优化了财务流程，提高了财务自动化程度，使流程更加高效、数据更加准确。

今后，RPA将为企业带去更智能、更优化、更创新的财务管理方式，帮助企业提升核心竞争力。

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