医药企业财务部门如何应用RPA:益丰大药房、海尔生物、九州通的案例

步入数字化时代,医药企业财务部门信息化体系仍存在很大的升级空间。

财务部门作为医药企业核心职能部门之一,记录着企业所有交易行为和信息往来,是企业天然的数据中心。

然而,不少企业财务部仍采用传统的分散式手动操作模式,不仅人员投入大、效率低、耗时长,还容易因人为失误造成数据出错,甚至产生财务风险。

如何才能使财务管理科学化、核算规范化、工作精细化,充分发挥财务职能作用?

RPA(机器人流程自动化)是一种预先设定的程序,通过模拟并且增强人与计算机的交互过程,将基于规则的常规操作自动化。针对财务业务内容和流程特点,RPA代替人工手动操作,辅助财务人员完成大量重复、枯燥的基础业务(例如对账汇总、账户查询、凭证生成等)。

相对其他降本增效的方式,RPA软件机器人因为部署简单、不破坏原有信息系统、扩展能力强、投资更少等因素,受到医药企业决策者的青睐。

以下则是来自益丰大药房、海尔生物、九州通的应用案例。图片

益丰大药房

伴随业务的发展,如今公司一年的数据量,比之前四、五年的数据量还要多。

特别是财务部门,仅从门店账单收集和对账而言,公司在全国拥有5000家门店,每个门店有一个支付账单,每个账单对应不同的支付方式,账单收集完毕还需要人工汇总上传到总部,账单量大、收集难度大、人力耗费严重。此外,公司还要对接60多家银行,人力对接成本非常高昂。

为此,益丰大药房应用来也科技RPA产品解决难题,通过软件机器人替代工作人员自动完成账单收集,并将匹配的数据上传到系统中,让财务人员从繁重的工作中解放出来。

应用场景:医保对账

每个地方医保政策不太一样,系统环境也各不相同,有的系统有接口,有的系统则没有接口,有些对于接口还进行了限制。

应用RPA前

财务只能通过门店拍照上传,然后人工确认数值,并和后台的结账数据进行匹配。平均25家店,就要对应一名财务人员,而且只能一个月对账两次、甚至一次,效率低下。

应用RPA后

使用RPA之后,所有的医保数据全部匹配到对账系统中,无需人工参与,便可完全实现自动对账。而自动对账之后,如有差额大的部分,可由人工重点审查。

RPA释放了员工的工作压力,让财务人员有更多时间去完成更重要的工作。

海尔生物

海尔生物(青岛海尔生物医疗股份有限公司)财务部应用来也科技RPA+AI技术,搭建银行账户余额查询、余额导入资金系统、异常情况邮件自动通知等场景财务软件机器人,助力智能预算、智能核算、智能税务、智能共享为主流的财务核算体系建设,加速海尔生物数字化与智能自动化转型。

应用场景:银行账户余额查询

企业在多个银行开有多个账户,每天财务人员都要手动查询账户余额,不仅人员投入大、耗费时间多、流程效率低,员工的工作内容也高度重复。

如果相关负责人临时请假,则需将各银行的U盾、密码交接给其他人;而为了保证信息安全性,待交接返回后,则需要将所有U盾密码全部更改一遍,耗时耗力。

查询账户余额后,财务人员还需手动汇总所有账户情况,难免出现人工失误,无法保证准确率。

应用RPA前

财务人员需将待查询账户的银行U盾插入电脑,登录待查询账户银行指定网页,查询余额并手动录入Excel表格,拔出U盾;随后换取其他待查账户银行U盾及网址,重复上述步骤直至所有账户余额查询完成,并将录入好的汇总表格上传至资金系统。

应用RPA后

部署RPA后,软件机器人会在已设好的指定时间自动开始运行,从Key Box中调取存储的账户密码,完成各网银系统登录及查询,并最终汇总输出余额表格。

在自动完成余额汇总Excel表格后,RPA软件机器人还将自动登录资金系统,将表格自动上传。而如果流程中出现任何异常导致余额信息没有导入资金系统,软件机器人则会自动发送邮件通知相关人员。实现“余额导入资金系统与异常提醒”场景自动化。

若企业有100个账户需要查询,人工操作需近120分钟,而RPA软件机器人仅需5分钟即可完成,效率提升95%,每年则可节省近900小时,同时正确率高达100%。

九州通

伴随企业业务的扩展以及管理的精细化,客户多样化需求得到了保障,但与此同时,各部门的业务也日益增多。

以财务部门为例,大量重复工作对人力需求愈发紧张,财务人员将时间耗在了大量跨系统数据的复制、录入、对比等机械的事务类工作上。如何优化整个财险内部的基础流程作业,减少成本,提高效率,确保事务的精准执行?

九州通集团(九州通医药集团股份有限公司)选择应用来也科技RPA+AI技术来提高工作效率、提升客户满意度、提高员工的幸福感,对8个部门,13个场景进行RPA+AI 部署。财务总部的应用场景包括金蝶账号及权限维护、协同凭证、关账消息提醒、银行流水对账等。

应用场景:金蝶账号及权限维护

审批金蝶系统账号申请,根据对应员工岗位职责和业务需求分配账号权限,几乎是所有企业财务人员都避不掉的琐碎工作之一。

应用RPA前

通过人工操作管理人员登录OA系统查看是否有待审批流程,在用户管理中通过手机号查询申请人是否已有金蝶账号:

  • 如果已拥有账号判断是否禁用,若禁用则启用并分配权限。
  • 如果没有账号则新增用户并维护职员基础信息,分配用户权限,权限分配完成后在OA系统设置审批通过。

以上操作每次需花费财务人员2小时,不仅工作单一、枯燥,还存在潜在的人因风险。

应用RPA后

通过RPA软件机器人模拟人工定期登录OA系统查看是否有待处理的权限申请,有待审批流程则抓取ZIY编码、所申请权限的公司金蝶编码、手机号、申请权限等关键信息,自动登录金蝶系统,进入用户管理,根据手机号自动查询申请用户是否已存在及后续所有关键节点流程判断及执行。所有申请流程处理完成之后,在线同步用户,OA审批设置通过,并形成报告,通过电子邮件发送专人审核,每次仅需15分钟,效率提升8倍。

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评论列表(7条)

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