穿越流程迷雾,500强能源集团用“数据KPI”诊断400+流程

目前,大部分企业的流程管理还停留在纸面或人工操作的层面,缺乏信息化工具的支持。尽管一些企业已经采用了商业智能工具和报表平台来进行结果性指标的计算和分析,但仍存在许多流程死角与漏洞。

穿越流程迷雾,500强能源集团用“数据KPI”诊断400+流程

究其根本,在于缺少流程绩效数据的数字化采集和分析手段。

虽然企业已经对流程指标进行了分析,但如何监控流程节点是否按预期运行、是否存在问题、是否可以预警以及是否可以进行回溯和根因分析等方面缺乏数字化手段的支持。例如,当发现流程指标存在问题时,如何通过优化信息系统本身或采用流程自动化等方式提高效率和质量,通过KPI的问题发现,追溯到流程过程中的卡点,提高业务问题的精准发现能力。

这成为当前企业在流程管理中面临的主要挑战。

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 60+流程指标,全面覆盖400+流程

某500强能源集团已经成功建立了财务共享中心,并为其下属的六个分中心提供服务,涵盖了数百家单位。在财务共享中心中,存在着众多复杂的业务类型,例如财务报账流程,总共有400多个不同的流程。

仅流程图中就包含了报账单的提交、业务人员审批、财务审批、资金的初审和复审,以及定期对单据进行质量抽查和质检等环节,甚至还包括仲裁过程。

这些流程被导入到流程挖掘分析平台中,实现了财务共享中心端到端流程的全面覆盖。然而,流程的可视化只是初步步骤,更重要的是进行流程分析。

在弘玑平台中,内置了60多项KPI指标,主要涵盖了流程的绩效指标。除了工作量、时效性、质量和满意度等指标,在流程运转过程中的风险控制点,例如职责不相容等,也得到了有效管控。

弘玑为该集团财务共享中心建立了一个以流程挖掘为基础的财务共享中心流程指标分析体系。该体系基于被服务公司的数量、共享中心的人员组织、单据量和其他业务属性等因素进行分析,并支持组织、时间、流程节点和供应商客户等维度的分析。

在此基础上,弘玑流程挖掘建立了一个三层分析体系。第一层是流程的标准,通过与实际运行路径的对比,分析流程是否按照标准路径运行的情况。第二层是效率分析,包括整体效率、流程节点效率、人员效率和退单质量等方面。第三层与财务相关,结合财务数据进行分析,例如未核销的预付款、线下和线上支付情况以及逾期付款等。这些指标也构成了流程分析的一部分。

这个分析体系不仅可以用来评估财务共享中心的运行情况,还可以帮助实现从会计为主导、以财务数据为核心的模式向业务财务一体化的转变。它为财务共享中心的分析和数据处理提供了真正的一体化支持。2
数据可分析,流程可洞察

在传统的人工管理模式下,识别流程需要大范围的调研或手工绘制。而在任务执行过程中,流程节点的运行与实际流程是否符合预期进行监控时,也存在大量人工分析的问题。流程挖掘的出现解决了流程设计与流程执行之间的不一致性问题。

通过识别并端到端地灌入案例ID,将流程可视化,同时覆盖跨业务系统的流程,实现流程节点运行情况的清晰分析。流程挖掘的分析过程基于流程数据,并结合业务数据和相关维度进行分析与可视化展示,从而实现端到端的流程分析。

不管是传统的人工管理模式还是采用信息系统工具的模式,企业的流程管理模式基本上都是相似的。从识别已有流程开始,设计建模整个流程体系,包括标准流程,并将其应用于各个业务环节的执行。最后,在执行过程中进行监控,包括流程运行质量和效率等,实现闭环的优化。流程挖掘与企业流程管理模式相关,将流程可视化、节点分析和根因分析相结合,从路径准确性、资源利用和问题解决等方面提高流程管理的效率和质量。

流程挖掘的分析实现了路径的准确性验证,资源的合理利用,以及解决问题的根因分析。通过与业务路径的匹配、效率的评估以及资源利用的分析,可以找到问题的根本原因,打通数据与决策间的壁垒,让企业实现降本增效,不断提升运营效率与质量。

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