RPA财务机器人在厦门市海沧医院财务管理流程优化汇总的应用

目前国内外研究人员对于RPA机器人在财务管理流程优化领域中的应用研究层出不穷,但现有研究成果主要集中在财务业务单一领域,缺乏财务管理整体流程一体化管控的研究。RPA机器人的功能绝非单一的财务业务处理,无论从自身技术发展,或是从财务管理流程优化角度,都拥有较大的应用与提升空间。医院自身是具有公益属性的,在医疗相关业务开展中受政策指导定价影响明显,这也是医院区别于其他企业及单位在财务管理方面更为复杂的原因之一。医院开展财务管理技术创新与流程优化,可实现高质量服务,助力于各科室发展,提升财务资金有效利用率,有效管控医院经营中的成本投入。下面以海沧医院财务管理流程为例,探讨RPA机器人在医院财务管理流程优化中的运用。

厦门市海沧医院是一所专科特色明显的市属三级综合性医院,于2013年4月19日恢复独立建制。医院前身为始创于1898年的鼓浪屿教会医院,至今已有百余年历史。医院在建设发展中,注重医疗水平提升与财务管理流程优化,不断完善财务管理组织,力求通过财务管理流程优化提升内部治理严谨性,实现医院长期发展经营目标。

RPA财务机器人在厦门市海沧医院财务管理流程优化汇总的应用

表1 厦门市海沧医院RPA机器人应用前后的财务管理数据对比

RPA财务机器人在厦门市海沧医院财务管理流程优化汇总的应用

图1 RPA财务机器人与传统操作耗时对比图

01

推动财务管理流程优化

RPA财务机器人依托于财务管理业务需求而生,在管理技术手段运用以及管理目标上符合财务管理流程优化需求。在功能设计研发上,利用机器人的眼睛、机器人的双手、机器人的账簿,组成完整的财务管理流程优化系统。从研发设计功能目标层面分析,RPA财务机器人与财务管理流程优化十分匹配。从RPA财务机器人在财务管理流程优化中的技术匹配层面分析,随着我国科技水平整体提升,企事业单位纷纷也重视信息化、智能化改革。未来信息化、智能化的财务管理系统建设势在必行。因此,无论是企业或是事业单位,必然会拥有先进完善的内部信息化系统,以及信息化技术应用中的网络基础设施。

RPA财务机器人系统在财务管理流程优化中运用,是依托于信息化技术与网络基础设施所产生的。在技术需求以及技术特征上符合财务管理未来的技术发展方向,因此在技术层面上具有较高匹配度。医院自身具有一定的公益性,在财务管理工作开展中,需要依据国家指导对药品进行定价,对利润进行分配,因此财务管理的复杂性更高,工作任务量也更大,将RPA财务机器人应用在医院财务管理流程优化中,有效减轻医院财务管理中的工作压力。

02

释放财务工作

RPA财务机器人广泛应用于医院财务管理领域,帮助医院高效率、高质量地完成一系列相关工作,包括应收应付处理、财务工作人员、财务监督、市场预测和分析等。代替员工操作软件、获取数据和自动输入凭证。它不仅提高了财务工作人员的效率,而且还避免了诸如人为输入错误之类的事情。在财务工作的应付结算阶段,RPA财务可以完成发票和入库单的匹配,导入共享平台。

海沧医院基于RPA财务机器人主要由三部分组成:机器人的眼睛——光学字符识别系统(OCR);机器人的双手——机器人流程自动化(RPA);机器人的账簿——电子账务记账系统。

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图2 海沧医院基于RPA财务机器人关键技术

(1)合同管理机器人提升业务效率

为了更好地规范合同相关环节的进行,海沧医院启用了合同管理机器人,能够很好地帮助员工开展相关工作。合同管理机器人在海沧医院中运用,具有合同比对与关键信息抽取两大核心功能。对医院日常经营管理中的合同进行全生命周期管控。合同管理机器人可以完全替代人工合同管理,学习模仿人工合同管理流程,对机器系统进行开发设计后,可以在系统内自动生成合同,完全替代纸质合同管理。通过线上合同管理,保障在合同生成以及审批使用的各环节中形成动态化过程记录,避免合同后续使用时由于缺乏过程信息记录而产生争议。海沧医院基于ERP财务机器人的财务管理流程优化中,合同管理机器人具有以下三方面特点及优势:

1)节约大量的人员成本,完成机械性重复的操作

2)用户可自定义需要输入和需要替换的数据内容,更加快捷的批量替换Word中的数据

3)省时省力批量填写合同等办公文件

当有合同文件需要生成时,点击“开始”按钮,机器人根据要替换的数据Excel文件选择需要被替换的Word文件,依次生成合同,并选择要保存的文件夹位置。当遇到合同需要审批时,点击“开始”按钮,机器人分别打开原始合同文件和修改过的合同文件,将2份合同进行1对1比对,并在修改过的合同文件中将修改过的内容进行标红处理,同时进行整理成指定文档,保存在指定位置。并且海沧医院合同管理机器人具有自动纠错功能。在原始合同与修改过的合同比对分析时,会将错误争议部分自动标记,用于人工审核,这样能够突出合同管理中的重点信息。

主要功能:

第一,合同申请审批

发起合同,设定付款计划,按照流程进行审批。

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图3 供应商合同审批单

第二,合同清单

快速搜索合同的列表清单,清单可清楚展示合同金额,已付款、未付款金额。打开合同可查看详细附件及合同条款。

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图4 合同清单列表

第三,付款计划列表

根据合同的付款计划付款申请,便于排款。

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图5 付款计划列表

第四,付款确认

对已付款的计划进行确认,发票核销。

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图6 确认付款界面

(2)费控管理机器人简化审核流程

海沧医院财务管理中的费用管控问题主要来源于流程以及操作方法,人工费用管控必然会涉及到复杂的管理流程,运用费控管理机器人。可从根本流程上进行简化,删除以及合并冗余流程,提取费控管理中的关键操作节点信息,由费控管理机器人通过自动化系统在线实现费用发票审批复核以及报销核对。为了更好地规范报账费用相关环节的进行,海沧医院启用了费控管理机器人。该报销流程中的财务机器人运作如下:

1)登录报销系统,查询需要审批的报销单;

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图7 查询需要审批报销单界面

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图8 需要审批报销单显示

2)选择报销单,上传发票附件;

图9 选择报销单

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图10 上传发票附件

3)从图像中识别发票信息,输入税局平台中自动输入验证信息进行发票查验;

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图11 识别与自动发票查验

4)核对报销单,追加审批意见,或者驳回申请;

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图12 填写意见提交及退回界面

机器人能够自动检查待审批的报销单,提取其中的发票图像,完成发票识别、真伪校验、信息输入,并自动生成自然语言的审批意见,邮件反馈给申请人和财务人员。相应地,通过票据影像化、结构化、数据化,医院对费用的内审管控也可在线高效便捷完成。机器人能够自动检查待审批的报销单,提取其中的发票图像,完成发票识别、真伪校验、信息输入,并自动生成自然语言的审批意见,邮件反馈给申请人和财务人员。相应地,通过票据影像化、结构化、数据化,医院对费用的内审管控,也可在线高效便捷完成。

(3)票据识别机器人提升操作精准度

海沧医院采用OCR票据管理机器人,实现对各类医疗票据信息的结构化识别提取自动化,包括住院发票、门诊发票、结算单、费用清单、出院小结、入院记录、门诊病历、保险单等票据,能够显著降低人力成本,提升医院管理效率。票据识别机器人通过OCR引擎的AI学习能力,能够更好地衔接模型开发运维的全流程,通过自动化、可重复的工作流与可复用的数据与模型资产来提升开发运行效率,从而加速机器学习生命周期,提高识别精度;同时,通过监督管理模型的指标与数据,找到并分析模型出故障的原因,提升模型的可解释性。票据识别机器人应用具有以下三方面特点及优势:

1)业务全覆盖

提供医疗发票、清单小票、病历、出院小结、保险单据等全方面业务OCR识别能力,覆盖报销、补贴、理赔等多样场景。

2)接入简单高效

提供在线识别、接口等简易快捷的应用方式,配套详细技术说明文档,方便客户轻松使用。

3)自动化代替人工自动录入图片文字信息。可自动化将识别后的票据信息录入到指定系统或文档内。

在海沧医院上线的OCR票据识别机器人,让医院各类票据的使用得到质的改变。协助医保经办机构采集电子化的医疗、病案数据,通过线上高效的单据识别处理和处方目录自动对照功能,大大减少线下手工对纸质单据的处理工作量。

海沧医院基于RPA财务机器人对医院财务管理流程进行优化中,整合了信息化技术、AI学习技术、大数据技术,立足于海沧医院财务管理中所存在的现实问题,构建形成符合医院财务管理需求的应用,分别从合同管理、费控管理、票据识别管理三方面,对功能进行优化调整,解决了传统人工财务管理中重复性劳动导致工作人员专注度不高的问题,增强财务管理整体效率与质量水平。RPA财务机器人具备的跨环境部署、不侵入原有信息化系统、集成AI能力,成为释放财务基础工作的最佳IT解决方案。海沧医院通过RPA财务机器人进行财务工作流程优化,代替财务人员完成大量重复有规则的人工劳动,将医院以核算为主要工作内容向管理会计、战略会计转移发挥重大的作用,构筑医院新的竞争优势。

03

全方位提升应用效果

海沧医院针对RPA财务机器人在财务管理流程优化汇总的应用,进行下一步规划。

(1)完善现有RPA财务机器人应用场景:评估当前RPA财务机器人在财务管理流程中的表现,并根据实际情况优化调整,以确保其发挥最佳效果。

(2)拓展新的应用场景:深入研究财务管理流程中的各个环节,寻找更多适合应用RPA财务机器人的场景,扩大自动化范围,提高整体效率。

(3)培训与教育:组织专门的培训课程和研讨会,提高财务团队对RPA财务机器人的理解和应用能力,确保其能够更好地与机器人协同工作。

(4)跨部门合作:与其他部门如IT部门紧密合作,共同探讨如何将RPA财务机器人与现有系统无缝集成,提高数据共享和流程协同的效率。

(5)制定监测与维护计划:建立一套完善的RPA财务机器人监测与维护体系,确保其稳定运行,及时发现并解决问题,避免影响财务管理流程的正常运作。

(6)加强信息安全保障:强化财务数据的保密措施,完善RPA财务机器人的信息安全策略,确保敏感数据不被泄露或滥用。

(7)跟踪技术发展与行业动态:持续关注RPA技术的发展趋势和行业最佳实践,确保海沧医院财务管理流程的自动化始终处于领先地位。

通过以上下一步计划的实施,有望进一步提升RPA财务机器人在海沧医院财务管理流程优化汇总中的应用效果,为医院带来更大的经济效益和竞争优势。

文章来源于CHIMA ,作者厦门市海沧医院

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